Cara Menetapkan dan Mengelola Tugas di Google Dokumen

Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide adalah bagian dari Google Workspace. Terkenal karena berkolaborasi dengan banyak fitur seperti mengedit secara bersamaan, menyarankan pengeditan, berkomentar, memberikan izin kepada orang lain, dll. Meskipun menetapkan tugas adalah salah satu bagian terpenting, tetapi fitur ini tersembunyi di balik fitur lain dan tidak langsung terlihat.

Inilah cara untuk menetapkan tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide dan semua yang perlu kamu ketahui akan kita bahas pada artikel ini.

Cara Menetapkan Tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

Menetapkan tugas, bekerja dengan cara yang sama di semua aplikasi Google Drive menggunakan fitur komentar. Berikut cara menggunakan fitur komentar untuk menetapkan tugas di Google Drive.

1. Pertama, buka Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide tempat kamu ingin menetapkan tugas. Kemudian arahkan kursor di tempat kamu ingin menetapkan untuk di edit.
2. Sekarang klik icon Add Comment di toolbar atau Ctrl+Alt+M di keyboard.
3. Ini akan menampilkan kotak komentar dimana kamu dapat menambahkan komentar. Di sini cukup ketik @ dan masukkan id email orang yang ingin kamu tetapkan tugas.
4. Setelah selesai, masukkan tugas yang ingin kamu tetapkan dan aktifkan kolom Assign to Username. (nama pengguna akan menjadi nama orang yang telah kamu tetapkan).
5. Sekarang klik tombol Assign untuk memberikan tugas.

Jika orang yang bersangkutan tidak memiliki izin untuk mengakses dokumen, kamu akan diminta untuk memberikan izin dokumen tersebut dengan mereka.

Bagaimana Orang yang Ditugaskan Akan Mendapatkan Pemberitahuan

Ada beberapa cara Google memberi tahu pengguna mengenai tugas yang di berikan kepada mereka.

1. Google akan mengirimkan email yang memberi tahu bahwa mereka memiliki tugas untuk di selesaikan. Email tersebut juga menyertakan tautan ke dokumen tugas.
2. Pengguna akan menerima notifikasi dari aplikasi Google Drive di ponsel Android atau iOS mereka.
3. Ketika kamu membuka Google Drive, akan muncul ikon pada file dokumen dengan nomor yang menunjukkan jumlah tugas yang harus diselesaikan.

Setelah tugas selesai, orang yang diberi tugas dapat mengklik tanda centang untuk menandai tugas sebagai selesai. Nanti kamu dapat mengklik ikon komentar untuk memeriksa semua komentar dan tugas sebelumnya. Kamu juga memiliki opsi untuk membuka kembali tugas yang di tutup dari sini.

Cara Menetapkan Ulang Tugas di Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide

Jika seseorang memberikan tugas kepada kamu, kamu dapat menetapkan ulang tugas yang sama kepada orang lain selain tim kamu. Kamu juga dapat menyelesaikan bagian dan melanjutkan tugas tergantung pada alur kerja.

1. Cukup klik pada dialog komentar yang akan menjadi fokus dan menampilkan opsi balasan kepada kamu.
2. Ketik @ lalu masukkan id email orang yang ingin kamu tetapkan kembali tugas tersebut. Kamu juga dapat menambahkan komentar yang menjelaskan tugas secara detail.
3. Setelah selesai, beri tanda centang di sebelah Reassign to username (nama pengguna akan menjadi nama orang yang telah kamu tetapkan) dan klik tombol Reassign.

Kemudian mereka juga dapat menugaskan kembali orang lain jika mereka mau.

Bagaimana Cara Menetapkan Tugas ke Banyak Orang?

Dengan bantuan fitur komentar, kamu hanya dapat menetapkan tugas ke satu orang dalam satu waktu. Kemudian mereka dapat menetapkan ulang ke orang lain, tetapi kamu tidak dapat menetapkan tugas ke beberapa pengguna secara bersamaan. Meskipun kamu dapat menambahkan beberapa email, kamu hanya dapat menetapkannya ke satu orang dari kontak yang telah kamu tambahkan. Tetapi saya memiliki solusi untuk batasan ini.

Alih-alih menggunakan fitur komentar, kamu dapat menggunakan fitur suggestions. Ini mirip dengan komentar tetapi fitur ini akan memberi tahu semua orang yang telah kamu tambahkan.

1. Untuk menambahkan suggestions, klik ikon pensil di sudut kanan atas, lalu klik Suggesting dari menu drop-down.
2. Sekarang tempatkan kursor di mana kamu ingin menetapkan tugas dan tekan spasi. Ini akan menampilkan kotak dialog suggestions seperti komentar.
3. Sekarang masukkan @id email, tambahkan tugas kamu dan klik Reply. Ini akan memberi tahu semua orang yang telah kamu sebutkan.

Ini hanya berfungsi di Google Dokumen tetapi tidak di Google Spreadsheet dan Google Slide. Tidak seperti komentar, kamu tidak dapat memilih dan menambahkan saran ke dalamnya. Kamu hanya dapat menempatkan kursor di tengan dan menambahkan saran.